Dein KI-Telefonassistent, der abnimmt und verkauft.

Ein KI-Telefonassistent, der jeden Anruf annimmt, Termine bucht und Leads qualifiziert. Rund um die Uhr, DSGVO-orientiert.

Eine Anruferin fragt, ob ihr am Samstag geöffnet habt und ob sie einen Termin braucht.

Beispiele aus dem Anrufalltag

Anwendungsfall prüfen

DSGVO-orientiert, Server in Deutschland oder der EU

Eingehender AnrufTRANSKRIPT 02:14

Hallo, ich hätte gern einen Termin nächste Woche, am liebsten vormittags.

Anliegen erkannt: Terminwunsch
Kalender geprüft, 3 freie Slots
Termin Di 09:30 gebucht

Gern. Dienstag um 9:30 Uhr ist frei. Ich habe den Termin eingetragen und schicke dir die Bestätigung per SMS.

Assistent hört zu …

Anrufe heute 7 Einträge Live

AnruferAnliegenStatus

+49 30 •••• 412 Termin Dienstag Gebucht

+49 89 •••• 077 Öffnungszeiten Beantwortet

+49 40 •••• 951 Reklamation Übergeben

+49 221 ••• 330 Rückruf Angebot Im CRM

+49 69 •••• 518 Termin verschieben Gebucht

+49 711 ••• 204 Preisfrage Läuft

+49 351 ••• 862 Neukunde Wartet

Der Assistent hört zu, versteht das Anliegen in natürlicher Sprache und handelt sofort. Inbound nimmt an, was sonst in der Mailbox verhungert. Outbound ruft Leads an, qualifiziert und bucht Termine, konsistent und ohne Ermüdung. Alles DSGVO-orientiert mit Servern in Deutschland oder der EU. Automatisierte Werbeanrufe brauchen die vorherige ausdrückliche Einwilligung der Angerufenen, auch im B2B (§ 7 Abs. 2 Nr. 3 UWG).

Schon eine konkrete Frage zu deinem Anrufaufkommen? Kläre sie direkt im Strategiegespräch: Strategiegespräch buchen oder per E-Mail an info@ki-telefonassistent.co.

Nutzen

Was du gewinnst

Jeder verpasste Anruf ist ein Kunde, der beim Wettbewerb anruft. Ein KI-Telefonassistent schließt diese Lücke. Er ist beim ersten Klingeln da, jeden Tag, ohne Krankheit, ohne Urlaub, ohne Warteschleife. Deine Mitarbeiter werden vom Dauer-Telefondienst befreit und arbeiten an dem, was Umsatz bringt. Terminbuchung passiert automatisch im richtigen System, ohne Zettel und ohne Rückrufschleifen. Und weil der Assistent konsistent nach demselben Leitfaden spricht, bleibt die Qualität jedes Gesprächs gleich hoch.

001 anruf intent=termin    conf=0.87 -> gebucht
002 anruf intent=info      conf=0.94    geprüft
003 anruf intent=preis     conf=0.89    ok
004 anruf intent=rückruf   conf=0.96 -> beantwortet
005 anruf route=team       conf=0.91 -> übergabe
006 anruf crm.write        conf=0.98 -> gebucht
007 anruf kalender.sync    conf=0.93    geprüft
008 anruf intent=termin    conf=0.88    ok
009 anruf intent=info      conf=0.95 -> beantwortet
010 anruf intent=preis     conf=0.90 -> übergabe
011 anruf intent=rückruf   conf=0.97 -> gebucht
012 anruf route=team       conf=0.92    geprüft
013 anruf crm.write        conf=0.87    ok
014 anruf kalender.sync    conf=0.94 -> beantwortet
015 anruf intent=termin    conf=0.89 -> übergabe
016 anruf intent=info      conf=0.96 -> gebucht
017 anruf intent=preis     conf=0.91    geprüft
018 anruf intent=rückruf   conf=0.98    ok
019 anruf route=team       conf=0.93 -> beantwortet
020 anruf crm.write        conf=0.88 -> übergabe
021 anruf kalender.sync    conf=0.95 -> gebucht
022 anruf intent=termin    conf=0.90    geprüft
023 anruf intent=info      conf=0.97    ok
024 anruf intent=preis     conf=0.92 -> beantwortet
025 anruf intent=rückruf   conf=0.87 -> übergabe
026 anruf route=team       conf=0.94 -> gebucht

anrufe --live

09:02:11 anruf.eingang +49 30 •••• 412 intent=termin -> gebucht

09:04:38 anruf.eingang +49 89 •••• 077 intent=info -> beantwortet

09:07:02 anruf.eingang +49 40 •••• 951 intent=reklamation -> übergabe -> team

09:11:45 crm.update kontakt #2281 notiz+transkript -> ok

09:15:20 anruf.eingang +49 221 ••• 330 intent=rückruf -> geplant 14:00

09:18:07 kalender.sync praxis-team 3 slots frei -> ok

09:21:53 anruf.eingang +49 69 •••• 518 intent=verschieben -> gebucht

09:24:16 anruf.ausgang lead #418 einwilligung=ja -> demo do 14:00

09:29:40 anruf.eingang +49 711 ••• 204 intent=preis -> beantwortet

09:33:02 report heute 9 anrufe -> 0 verpasst

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Inbound

Inbound-Welt, eingehende Anrufe

Der Inbound-Assistent nimmt jeden eingehenden Anruf an. Er beantwortet häufige Fragen zu Öffnungszeiten, Preisen und Abläufen, bucht Termine direkt in deinen Kalender und leitet nur die wirklich komplexen Fälle an einen Menschen weiter. Für eine Arztpraxis heißt das ein freies Telefon trotz voller Wartezimmer. Für einen Handwerksbetrieb heißt das, dass Angebotsanfragen auch dann erfasst werden, wenn alle auf der Baustelle sind. Der Assistent spricht in deinem Ton, kennt deine Standardantworten und übergibt jeden Gesprächsverlauf sauber ins CRM. Details auf der Seite KI-Telefonassistent.

008 anruf intent=info      conf=0.88    ok
009 anruf intent=preis     conf=0.95 -> beantwortet
010 anruf intent=rückruf   conf=0.90 -> übergabe
011 anruf route=team       conf=0.97 -> gebucht
012 anruf crm.write        conf=0.92    geprüft
013 anruf kalender.sync    conf=0.87    ok
014 anruf intent=termin    conf=0.94 -> beantwortet
015 anruf intent=info      conf=0.89 -> übergabe
016 anruf intent=preis     conf=0.96 -> gebucht
017 anruf intent=rückruf   conf=0.91    geprüft
018 anruf route=team       conf=0.98    ok
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020 anruf kalender.sync    conf=0.88 -> übergabe
021 anruf intent=termin    conf=0.95 -> gebucht
022 anruf intent=info      conf=0.90    geprüft
023 anruf intent=preis     conf=0.97    ok
024 anruf intent=rückruf   conf=0.92 -> beantwortet
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027 anruf kalender.sync    conf=0.89    geprüft
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031 anruf intent=rückruf   conf=0.93 -> gebucht
032 anruf route=team       conf=0.88    geprüft
033 anruf crm.write        conf=0.95    ok

Eingehender AnrufTRANSKRIPT 02:14

Hallo, ich hätte gern einen Termin nächste Woche, am liebsten vormittags.

Anliegen erkannt: Terminwunsch
Kalender geprüft, 3 freie Slots
Termin Di 09:30 gebucht

Gern. Dienstag um 9:30 Uhr ist frei. Ich habe den Termin eingetragen und schicke dir die Bestätigung per SMS.

Assistent hört zu …

Outbound

Outbound-Welt, der KI-SDR am Telefon

Die zweite Produktwelt ist Vertrieb am Telefon. Der Outbound-Assistent führt Nachfass-Calls, qualifiziert eingehende Leads nach deinen Kriterien und reaktiviert Kontakte, die der Ansprache zugestimmt haben. Er arbeitet eine Liste konsistent ab, dokumentiert jedes Ergebnis und bucht qualifizierte Termine direkt in den Kalender deiner Vertriebler. Mehr dazu auf der Seite KI-Vertrieb am Telefon.

015 anruf intent=preis     conf=0.89 -> übergabe
016 anruf intent=rückruf   conf=0.96 -> gebucht
017 anruf route=team       conf=0.91    geprüft
018 anruf crm.write        conf=0.98    ok
019 anruf kalender.sync    conf=0.93 -> beantwortet
020 anruf intent=termin    conf=0.88 -> übergabe
021 anruf intent=info      conf=0.95 -> gebucht
022 anruf intent=preis     conf=0.90    geprüft
023 anruf intent=rückruf   conf=0.97    ok
024 anruf route=team       conf=0.92 -> beantwortet
025 anruf crm.write        conf=0.87 -> übergabe
026 anruf kalender.sync    conf=0.94 -> gebucht
027 anruf intent=termin    conf=0.89    geprüft
028 anruf intent=info      conf=0.96    ok
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030 anruf intent=rückruf   conf=0.98 -> übergabe
031 anruf route=team       conf=0.93 -> gebucht
032 anruf crm.write        conf=0.88    geprüft
033 anruf kalender.sync    conf=0.95    ok
034 anruf intent=termin    conf=0.90 -> beantwortet
035 anruf intent=info      conf=0.97 -> übergabe
036 anruf intent=preis     conf=0.92 -> gebucht
037 anruf intent=rückruf   conf=0.87    geprüft
038 anruf route=team       conf=0.94    ok
039 anruf crm.write        conf=0.89 -> beantwortet
040 anruf kalender.sync    conf=0.96 -> übergabe

Ausgehender AnrufTRANSKRIPT 02:14

Ja, das Thema ist noch offen. Was wäre der nächste Schritt?

Einwilligung geprüft
Lead qualifiziert: Budget, Zeitrahmen
Demo Do 14:00 gebucht

Ich schlage ein kurzes Gespräch mit unserem Team vor. Donnerstag 14 Uhr passt? Dann trage ich es direkt ein.

Assistent hört zu …

Vergleich

KI-Telefonassistent vs. klassisches Callcenter

KI-Telefonassistent vs. klassisches Callcenter
Kriterium	Klassisches Callcenter / Anrufbeantworter	KI-Telefonassistent
Erreichbarkeit	Geschäftszeiten	rund um die Uhr
Terminbuchung	manuell	automatisch ins System
Outbound/Sales	teuer, personalgebunden	skalierbar, konsistent
Kosten pro Gespräch	hoch	niedrig
DSGVO/Daten	je nach Dienstleister	Hosting in Deutschland oder der EU

Der ehrliche Unterschied liegt in Erreichbarkeit und Skalierung. Ein Callcenter kostet pro Platz und pro Stunde, ein Anrufbeantworter nimmt nur auf und verkauft nichts. Ein KI-Telefonassistent ist beim ersten Klingeln da, bucht selbst Termine und führt auch Outbound-Gespräche in gleichbleibender Qualität. Menschen bleiben wichtig für heikle Fälle, doch die Masse an Standardanrufen läuft ohne Wartezeit durch. Mehr auf der Vergleichsseite.

Ablauf

Ablauf, in Tagen statt Monaten startklar

So kommst du vom Erstgespräch zum laufenden Assistenten.

01 Discovery-Call Wir klären dein Anrufaufkommen, deine häufigsten Anliegen und dein Zielsystem.
02 Gesprächsdesign Wir schreiben Ansage, Leitfaden und Übergaberegeln in deinem Ton.
03 Anbindung Kalender, CRM und Telefonanlage werden verbunden, DSGVO-orientiert.
04 Test und Feinschliff Wir testen echte Anrufszenarien und justieren die Antworten.
05 Go-live und Optimierung Der Assistent geht live, wir hören mit und verbessern laufend.

Branchen

Für jede Branche, die vom Telefon lebt

Wie der Assistent in deinem Umfeld Anrufe annimmt, Termine bucht und übergibt.

Rezeptionistin telefoniert am Empfang — Empfang[Inbound]

Arztpraxis

Der Empfang einer Praxis jongliert Vor-Ort-Patienten und Telefon gleichzeitig, und das Telefon zieht immer den…

Zur Branche

Handwerk

Die meisten Betriebe sind tagsüber auf der Baustelle, das Büro ist dünn besetzt oder gar nicht. Genau dann kommen die…

Zur Branche

Immobilien

Makler sind ständig unterwegs, zwischen Objekten, Notarterminen und Besichtigungen. Genau dann ruft der heißeste…

Zur Branche

Kanzlei

Anwältinnen und Anwälte arbeiten in Blöcken tiefer Konzentration, das Sekretariat ist oft die einzige Telefonlinie.…

Zur Branche

Autohaus

Ein Autohaus hat viele Telefonwege gleichzeitig, Serviceannahme, Ersatzteile, Verkauf und Zulassung. Der Empfang kommt…

Zur Branche

Mittelstand

Kleine und mittlere Betriebe haben selten eine eigene Telefonzentrale. Das Telefon läuft nebenbei, und genau deshalb…

Zur Branche

Mechaniker telefoniert in der Werkstatt neben einem Auto — Werkstatt[Rückruf]

Branchen und Zielgruppen mit eigenen Gesprächsabläufen.

Alle Branchen Alle Zielgruppen Anwendungsfall prüfen

008 anruf intent=info      conf=0.88    ok
009 anruf intent=preis     conf=0.95 -> beantwortet
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011 anruf route=team       conf=0.97 -> gebucht
012 anruf crm.write        conf=0.92    geprüft
013 anruf kalender.sync    conf=0.87    ok
014 anruf intent=termin    conf=0.94 -> beantwortet
015 anruf intent=info      conf=0.89 -> übergabe
016 anruf intent=preis     conf=0.96 -> gebucht
017 anruf intent=rückruf   conf=0.91    geprüft
018 anruf route=team       conf=0.98    ok
019 anruf crm.write        conf=0.93 -> beantwortet
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021 anruf intent=termin    conf=0.95 -> gebucht
022 anruf intent=info      conf=0.90    geprüft
023 anruf intent=preis     conf=0.97    ok
024 anruf intent=rückruf   conf=0.92 -> beantwortet
025 anruf route=team       conf=0.87 -> übergabe
026 anruf crm.write        conf=0.94 -> gebucht
027 anruf kalender.sync    conf=0.89    geprüft
028 anruf intent=termin    conf=0.96    ok
029 anruf intent=info      conf=0.91 -> beantwortet
030 anruf intent=preis     conf=0.98 -> übergabe
031 anruf intent=rückruf   conf=0.93 -> gebucht
032 anruf route=team       conf=0.88    geprüft
033 anruf crm.write        conf=0.95    ok

Vor dem ersten Anruf5/5

Ansage: Du sprichst mit einer KI
Server in Deutschland oder der EU
Aufzeichnung nur mit Grundlage
Löschfristen festgelegt
Übergabe an Menschen definiert

Datenschutz

DSGVO und EU AI Act

Vertrauen entscheidet am Telefon. Deshalb laufen Daten auf Servern in Deutschland oder der EU und die Verarbeitung folgt der DSGVO. Seit dem 02.02.2025 verlangt Art. 4 der EU-KI-Verordnung außerdem KI-Kompetenz bei Unternehmen, die KI einsetzen. Wir richten den Assistenten so ein, dass Datenschutz und Nachvollziehbarkeit von Anfang an mitgedacht sind.

Definition

Was ist ein KI-Telefonassistent

Ein KI-Telefonassistent ist eine Sprach-KI, die Anrufe eigenständig annimmt oder tätigt. Sie versteht Anliegen in natürlicher Sprache, bucht Termine, beantwortet Fragen, qualifiziert Leads und übergibt sauber ins CRM. Inbound nimmt jeden Anruf entgegen, Outbound führt Nachfass- und Vertriebsgespräche, DSGVO-orientiert mit Servern in Deutschland oder der EU. Mehr auf der Seite Was ist ein KI-Telefonassistent.

Wenn du das für deinen Anrufalltag testen willst, klären wir die Details im Strategiegespräch: Strategiegespräch buchen oder info@ki-telefonassistent.co.

Definition

Hinweis Hinweis zur Kennzeichnung (Art. 50 EU AI Act)

Nach Art. 50 der EU-KI-Verordnung (EU AI Act) müssen Menschen ab dem 2. August 2026 darüber informiert werden, dass sie mit einem KI-System interagieren, sofern das nicht offensichtlich ist. Das gehört von Anfang an in die Planung des Einsatzes, zum Beispiel als Hinweis zu Beginn des Chats oder des Anrufs.

Termin

Strategiegespräch buchen

Buche dein Strategiegespräch über den Kalender: Strategiegespräch buchen. Alternativ erreichst du uns per E-Mail unter info@ki-telefonassistent.co.

Alternativ per E-Mail an info@ki-telefonassistent.co

Anwendungsfall prüfen

FAQ

Häufige Fragen

01 Was kostet ein KI-Telefonassistent?

Der Preis hängt von Anrufvolumen, Anzahl der Anwendungsfälle und den Anbindungen ab. Ein Inbound-Assistent für eine Praxis ist anders kalkuliert als ein Outbound-Team für den Vertrieb. Du bekommst ein konkretes Angebot nach dem Discovery-Call, in dem wir dein Setup und deinen erwarteten Nutzen durchgehen.

02 Wie DSGVO-orientiert ist der Assistent?

Die Verarbeitung läuft auf Servern in Deutschland oder der EU und folgt der DSGVO. Wir klären Auftragsverarbeitung, Löschfristen und Zugriffsrechte vor dem Go-live. Anrufer werden über die KI informiert. So bleibt der Einsatz praktisch belastbar und für deine Kunden transparent, auch mit Blick auf den EU AI Act.

03 Klingt der KI-Telefonassistent natürlich?

Ja. Moderne Sprach-KI spricht flüssig, macht Pausen und versteht auch Zwischenfragen. Der Assistent nutzt deinen Ton und deine Standardformulierungen. Für heikle oder emotionale Fälle gibt es klare Übergaberegeln an einen Menschen, damit niemand in einer Schleife hängen bleibt.

04 Kann er Termine buchen?

Ja, das ist der häufigste Anwendungsfall. Der Assistent greift auf deinen Kalender zu, prüft freie Slots und trägt den Termin direkt ein, inklusive Bestätigung. Er kennt deine Regeln, etwa Puffer zwischen Terminen oder bestimmte Terminarten, und bucht nur das, was in dein System passt.

05 Macht er auch Outbound und Vertrieb?

Ja. Neben Inbound führt der Assistent Nachfass-Calls, qualifiziert Leads nach deinen Kriterien und reaktiviert Kontakte, die der Ansprache zugestimmt haben. Er arbeitet Listen konsistent ab und bucht qualifizierte Termine in den Kalender deines Sales-Teams. Ergebnisse landen dokumentiert im CRM.

06 Wie schnell ist er eingerichtet?

In der Regel in wenigen Tagen bis wenigen Wochen, je nach Zahl der Anwendungsfälle und Anbindungen. Ein einfacher Inbound-Assistent mit Terminbuchung steht schnell, ein komplexes Outbound-Setup mit CRM-Logik braucht etwas mehr Feinschliff. Den Zeitplan legen wir im Discovery-Call fest.

07 Was passiert bei komplexen Anliegen?

Der Assistent erkennt, wenn ein Fall über seine Aufgaben hinausgeht, und leitet an einen Menschen weiter oder nimmt strukturiert einen Rückruf auf. Du legst die Grenzen fest. So bleibt die Masse der Standardanrufe automatisiert, während heikle Fälle bei deinem Team landen.